Bagaimana AlphaGymberalih ke sistem gymprivate-label yanglebih rapi dan modern
AlphaGym menggunakan PilotGym untuk mengelola seluruh operasional gym: member management, personal training, dan pembayaran, dan juga mendapatkan website yang menjadi brand mereka sendiri.
Tantangan Awal
Sebelum menggunakan PilotGym, AlphaGym menghadapi berbagai kendala yang menghambat pertumbuhan dan efisiensi operasional gym.
Data member tersebar
Data member tersimpan di berbagai tempat: Excel, buku catatan, dan chat WhatsApp. Sulit untuk melacak status membership dan riwayat kunjungan.
Check-in & pembayaran manual
Proses check-in masih menggunakan buku, dan pembayaran dicatat manual. Ini menyebabkan data sering tidak sinkron dan sulit diverifikasi.
Workflow admin tidak efisien
Admin harus mengerjakan banyak hal secara manual: reminder membership, follow-up member, dan pembuatan laporan bulanan.
Solusi yang Dibangun oleh PilotGym
PilotGym membangun sistem lengkap yang saling terintegrasi untuk menyelesaikan setiap tantangan operasional AlphaGym.
Website Company Profile
Website gym yang modern dan profesional, menampilkan fasilitas, program, dan informasi membership AlphaGym.
Member Portal (Aplikasi Web)
Portal member yang bisa diakses via browser. Member bisa cek status membership, jadwal PT, dan riwayat kunjungan.
Personal Training Booking
Sistem booking personal training yang memudahkan member memilih trainer, jadwal, dan paket latihan.
Check-in QR & Frontdesk
Sistem check-in menggunakan QR Code. Frontdesk bisa memverifikasi member dengan cepat dan akurat.
Invoice & Pembayaran
Sistem invoice otomatis dan pencatatan pembayaran yang terintegrasi. Tidak ada lagi pembayaran yang terlewat.
WhatsApp Reminder Otomatis
Pengingat otomatis via WhatsApp: jatuh tempo membership, jadwal PT, dan promo khusus member.
Admin Dashboard & Analytics
Dashboard admin yang menampilkan seluruh data bisnis: member aktif, pendapatan, kunjungan harian, dan laporan yang bisa diakses kapan saja.
Fitur yang Dipakai AlphaGym
Semua fitur PilotGym yang membantu AlphaGym beroperasi lebih modern, efisien, dan terukur setiap harinya.
Implementasi & Alur Kerja
Proses implementasi yang terstruktur dan bertahap — tanpa mengganggu operasional gym yang sedang berjalan.
Konsultasi & Analisis Kebutuhan
Tim PilotGym menganalisis kebutuhan operasional gym dan menyusun rencana implementasi.
Setup & Konfigurasi Sistem
Konfigurasi sistem sesuai kebutuhan: branding, membership plan, jadwal, dan integrasi WhatsApp.
Training Tim & Go-Live
Pelatihan tim frontdesk dan admin, lalu sistem mulai digunakan secara bertahap.
Monitoring & Optimasi
PilotGym terus memantau performa sistem dan melakukan optimasi berdasarkan data.
Hasil & Dampak
Setelah menggunakan PilotGym, AlphaGym merasakan perubahan signifikan di berbagai aspek operasional dan bisnis.
Operasional lebih rapi
Semua proses tercatat dan bisa dilacak. Tidak ada lagi data yang hilang atau tercecer.
Check-in lebih cepat
Member cukup scan QR code. Frontdesk tidak perlu lagi cari nama di buku.
Data member tersentralisasi
Semua informasi member ada di satu tempat. Mudah diakses kapan saja.
Follow-up lebih efektif
Reminder otomatis via WhatsApp memastikan tidak ada member yang terlewat.
Before vs After
Perbandingan kondisi operasional gym sebelum dan sesudah menggunakan PilotGym.
Sebelum PilotGym
- ✕Data member tersebar di Excel, buku, dan chat
- ✕Check-in manual pakai buku tulis
- ✕Pembayaran dicatat manual, sering terlewat
- ✕Tidak ada reminder otomatis untuk member
- ✕Laporan dibuat manual setiap bulan
Sesudah PilotGym
- ✓Semua data tersentralisasi di satu platform
- ✓Check-in otomatis dengan QR Code
- ✓Invoice & pembayaran tercatat otomatis
- ✓WhatsApp reminder berjalan otomatis
- ✓Dashboard analytics realtime
